Άδειες, ταξίδια και ώρες έργων, εγκεκριμένα με email και χαμένα εκεί

Η κατάσταση

Σε μια εταιρεία σαράντα ή τετρακοσίων ατόμων, το μεγαλύτερο μέρος του HR είναι email. Κάποιος ζητά τρεις μέρες τον Αύγουστο· ο προϊστάμενος απαντά «εντάξει» από το κινητό· η απάντηση μένει σε δύο inbox. Κάποιος άλλος κρατά ένα Excel με το ποιος λείπει, όταν το θυμηθεί. Οι ώρες στα έργα ανασυνθέτονται στο τέλος του μήνα από ημερολόγια και μνήμη — ακριβώς τη στιγμή που ένας εργολάβος τις χρειάζεται σωστές, γιατί αυτές τιμολογούνται.

Τίποτα από αυτά δεν χαλάει με τρόπο που το προσέχει κανείς μια συγκεκριμένη μέρα. Χαλάει τη μέρα που κάποιος ρωτά πόσες μέρες έχει μείνει σε έναν άνθρωπο, ποιος ενέκρινε το ταξίδι, ή γιατί οι ώρες ενός έργου δεν ταιριάζουν με το τιμολόγιο.

Γιατί δεν είχε λυθεί

Τα πακέτα HR της αγοράς είναι φτιαγμένα για εταιρείες δεκαπλάσιου μεγέθους: χρέωση ανά χρήστη, παραμετροποίηση από σύμβουλο, εκατό ενότητες και μια μηχανή μισθοδοσίας που η εταιρεία δεν θέλει από αυτά, γιατί τη μισθοδοσία την κάνει ήδη ο λογιστής της. Έτσι η εταιρεία μένει στο email, επειδή η εναλλακτική κοστίζει περισσότερο απ’ όσο φαίνεται να κοστίζει το πρόβλημα.

Πρώτα οι κανόνες, μετά οι οθόνες

Το ενδιαφέρον κομμάτι δεν ήταν ποτέ οι φόρμες. Ήταν να γραφτεί, πριν υπάρξει οθόνη, ποιος επιτρέπεται να πει ναι σε τι.

• Η άδεια πηγαίνει στον προϊστάμενο. Ποιος είναι ο προϊστάμενος αλλάζει με τον χρόνο, οπότε η ιεραρχία έχει ημερομηνία ισχύος, το ιστορικό κρατιέται, και μια αλυσίδα που γυρίζει στον εαυτό της απορρίπτεται.
• Ένα ταξίδι θέλει δύο «ναι» — του προϊσταμένου και του υπευθύνου του προϋπολογισμού του έργου — και γίνεται μία απόφαση όταν πρόκειται για τον ίδιο άνθρωπο.
• Τα χρήματα είναι χωριστά από το ταξίδι. Προκαταβολή ζητείται μόνο για εγκεκριμένο ταξίδι, και θέλει έγκριση από τα οικονομικά, από άνθρωπο διαφορετικό από αυτόν που ενέκρινε το ταξίδι. Είναι μόνο έγκριση: δεν πληρώνεται τίποτα.
• Ώρες για ανθρώπους στο πεδίο. Ο προϊστάμενος μπορεί να καταχωρήσει ώρες για κάποιον που ήταν όλη μέρα σε εργοτάξιο. Η εγγραφή κρατά ποιος την πληκτρολόγησε, και ο ενδιαφερόμενος την επιβεβαιώνει.

Κάθε απόφαση αποθηκεύεται με το ποιος την πήρε και πότε. Η ερώτηση «ποιος το ενέκρινε;» έχει μία απάντηση, και δεν βρίσκεται στο inbox κανενός.

Τα δεδομένα μιας εταιρείας δεν φτάνουν ποτέ σε άλλη

Πολλές εταιρείες μοιράζονται την ίδια πύλη, και αυτά που κρατά είναι προσωπικά. Γι’ αυτό ο τοίχος ανάμεσά τους χτίζεται δύο φορές. Η εφαρμογή ελέγχει κάθε αίτημα με βάση την εταιρεία και τον ρόλο του ανθρώπου. Από κάτω, η βάση δεδομένων επιβάλλει το ίδιο όριο σε κάθε εγγραφή, και ο λογαριασμός με τον οποίο τρέχει η εφαρμογή δεν επιτρέπεται να το απενεργοποιήσει. Ένα τεστ στήνει ολόκληρη τη βάση από την αρχή και επιβεβαιώνει ότι μια εταιρεία δεν βλέπει τίποτα από άλλη.

Όσοι έχουν πρόσβαση HR, οικονομικών ή διαχειριστή συνδέονται υποχρεωτικά με δεύτερο παράγοντα· αλλιώς ο διακομιστής απορρίπτει τη σύνδεσή τους.

Ο κωδικός του γραφείου, και τι δεν είναι

Στην είσοδο του γραφείου, μια οθόνη δείχνει έναν κωδικό που ισχύει λιγότερο από ένα λεπτό και μόνο μία φορά. Οι εργαζόμενοι τον σαρώνουν με το κινητό για να καταγράψουν άφιξη ή αναχώρηση, οπότε ένας κωδικός που φωτογραφήθηκε ή προωθήθηκε είναι άχρηστος μέχρι να φτάσει. Είναι έτοιμο, και απενεργοποιημένο μέχρι να ολοκληρωθούν οι έλεγχοι ασφαλείας κάθε εταιρείας.

Οι εργοδότες που καλύπτονται από την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας πρέπει να δηλώνουν έναρξη και λήξη εργασίας στο κρατικό σύστημα μέσα σε λίγα λεπτά, με τρόπους που εγκρίνει το κράτος. Μια σάρωση στην πύλη μας δεν είναι αυτό, και η πύλη το λέει: δεν ονομάζει ποτέ μια καταγραφή παρουσίας εγγραφή κάρτας εργασίας. Η σύνδεση των δύο είναι ξεχωριστή δουλειά, που γίνεται μόνο όταν την εγκρίνουν η επίσημη οδός και οι σύμβουλοι της ίδιας της εταιρείας. Ένα εργαλείο που μοιάζει συμβατό χωρίς να είναι, είναι χειρότερο από ένα που λέει την αλήθεια.

Πού ήμασταν σκόπιμα συντηρητικοί

Δεν υπολογίζει νόμιμο δικαίωμα αδείας, αργίες, μισθό ή υπόλοιπο αδειών κανενός. Αυτοί οι κανόνες εξαρτώνται από τον κλάδο της εταιρείας και τις συμβάσεις της, και τους ελέγχει εργατολόγος πριν τους υπολογίσει οποιοσδήποτε κώδικας. Ένα αίτημα ασθένειας δεν ζητά καμία ιατρική πληροφορία. Ωράρια, πολιτικές αδειών και ιεραρχία έχουν εκδόσεις και δεν αντικαθίστανται ποτέ, ώστε ό,τι ίσχυε τον Μάρτιο να φαίνεται ακόμη τον Σεπτέμβριο.

Σε τι τρέχει

Μια εφαρμογή Next.js σε TypeScript, με Postgres στη Neon στη Φρανκφούρτη, Clerk για τη σύνδεση και τον δεύτερο παράγοντα, και Vercel για τη φιλοξενία, κλειδωμένο στην περιοχή της Φρανκφούρτης. Είκοσι ένας πίνακες σε έντεκα migrations, είκοσι endpoints, δεκαέξι οθόνες — αρκετά μικρό ώστε ένας άνθρωπος να διαβάσει όλο το σχήμα σε ένα απόγευμα, και αυτό ακριβώς είναι το ζητούμενο.

Τι άλλαξε στην πράξη

Τίποτα ακόμη, και προτιμούμε να το πούμε παρά να παρουσιάσουμε μια κατασκευή ως αποτέλεσμα. Η πύλη λειτουργεί και δεν χρησιμοποιείται ακόμη σε εταιρεία. Αυτή η ενότητα θα γραφτεί από την πρώτη που θα τη χρησιμοποιήσει, με τα δικά της νούμερα.